RECOMENDAÇÕES AO MUNICÍPIO DE ARAPONGAS

Constituir e implementar atos normativos disciplinando rotinas e procedimentos das atividades inerentes à solicitação, autorização prévia e registro de pedidos de utilização da frota pública municipal como mecanismo de controle interno administrativo.

Constituir e implementar controle de solicitação e a autorização de utilização de veículos leves e máquinas pesadas, por meio de formulário padronizado, contendo, no mínimo, os seguintes registros: identificação do solicitante (nome, endereço, contato e outros); local do serviço; serviço a ser realizado (finalidade do uso); nível de prioridade da solicitação; data e hora da solicitação; identificação do agente que autoriza a solicitação; e respectiva data de autorização.

Após o atendimento de cada solicitação, os registros devem ser complementados com: identificação dos equipamentos que atenderam à solicitação e os respectivos motoristas e operadores designados; serviços efetivamente realizados; data e hora da saída e do retorno; e acumulador (quilometragem ou horas trabalhadas) da saída e do retorno de cada equipamento.

A partir dos atos normativos que disciplinem as rotinas e os procedimentos das atividades inerentes à solicitação e registro de utilização da frota pública municipal, delimitar, por meio de designações formais, os agentes autorizados a utilizarem os veículos e equipamentos de cada secretaria municipal.

Implementar a atualização do modelo de diário de bordo e o preenchimento completo de controles da utilização de cada veículo ou equipamento (diários de bordo ou controles similares, como sistema de rastreamento via satélite), sob a fiscalização e controle de cada secretaria ou departamento municipal, contendo, no mínimo, os seguintes registros: identificação do veículo ou equipamento e a respectiva secretaria ou departamento; identificação e assinatura do motorista ou operador; data e hora de saída e de retorno; destino e finalidade do uso; acumulador (quilometragem ou horas trabalhadas) da saída e do retorno; e dia e hora do abastecimento, tipo de combustível e quantidade abastecida.

Promover a instauração de procedimentos administrativo pertinente, em vista do descumprimento injustificado das disposições dos artigos 1º e 2º da Portaria nº 399/18, conforme previsto em seu artigo 3º, contemplando, no mínimo, o período abrangido pela amostra de auditoria (exercícios financeiros de 2021 e 2022).

Implementar, por meio da Secretaria de Controle, Integridade e Transparência Pública, controles avaliativos da rotina de registro de solicitação e utilização dos equipamentos da frota. Os controles avaliativos devem, mesmo que por amostragem, verificar a consistência e qualidade dos controles internos administrativos adotados por cada secretaria ou unidade da prefeitura; e podem ser representados por relatórios ou outros documentos que comprovem as avaliações realizadas.

Instituir comissão, grupo de trabalho ou designar servidor para promover a verificação de conformidade dos descontos, preços das peças e do quantitativo de horas de serviços pagos desde o início da execução das ARPs nº 261/2022 e nº 262/2022 e de outras com o mesmo objeto até a data de cumprimento das disposições do parágrafo terceiro, da cláusula décima dessas ARPs, em vista da não designação de fiscal específico para acompanhar e fiscalizar a utilização da tabela de preços Audatax ou Sindirepa.

Caso a verificação identifique preços e quantitativos discrepantes, encaminhar notificações ao contratado, ajustar glosas em pagamentos devidos ao prestador, aplicar sanções previstas nas atas etc. Uma vez concluída a verificação, formalizar os resultados em relatório e encaminhá-lo à Unidade de Controle Interno para ciência e adoção das medidas de sua competência, previstas nos artigos 22 a 28 da Lei Municipal nº 4.452/2016 (dispõem sobre a estrutura organizacional da Prefeitura de Arapongas).

Notificar os prestadores de serviços de manutenção preventiva e corretiva contratados quanto à necessidade de discriminar nas notas fiscais e DANFEs os percentuais e valores dos descontos contratados, assim como descrever, com a maior precisão possível, as características dos serviços realizados (quantitativo de horas, tipo de manutenção e outros) e das peças aplicadas (originais, genuínas, paralelas, unidade, conjunto, kit e outros).

Constituir e implementar relatórios gerenciais com periodicidade mínima mensal, que devem ser encaminhados à Secretaria Municipal de Controle, Integridade e Transparência Pública, a fim de fortalecer os controles dos serviços adquiridos para manutenção da frota.

Os relatórios devem utilizar dados dos controles de serviços para manutenção da frota a fim de mensurar, no mínimo: despesas com serviços de manutenção por equipamento e por secretaria no respectivo período; e medidas adotadas com relação aos equipamentos em que foram previamente verificadas despesas superiores ao padrão médio da frota.

Implementar, por meio da Secretaria Municipal de Controle, Integridade e Transparência Pública, controles avaliativos sobre o desempenho da fiscalização da execução dos contratos e atas de registros de preços com objetos vinculados à frota municipal (aquisição de combustíveis, pneus, serviços de manutenção com fornecimento de peças e outros).

Os controles avaliativos devem, mesmo que por amostragem, verificar a consistência e efetividade das atividades e registros realizados pelos fiscais dos ajustes; e podem ser representados por relatórios ou outros documentos que comprovem as avaliações realizadas.

Processo nº:

710083/22

Acórdão nº

3406/23 - Tribunal Pleno

Assunto:

Representação

Entidade:

Município de Arapongas

Interessados:

Coordenadoria de Auditorias do TCE-PR e outros

Relator:

Conselheiro Ivens Zschoerper Linhares